COLUMN失敗しない管理ソフトの選び方

どんなシステム会社が良いのか?
御社に最適なシステム会社の選び方

どんなシステム会社が良いのか?

世の中には、システム開発・販売会社は、1人でやっているSOHOから、一部上場企業まで様々あります。
どんなシステム会社を選んだらよいでしょうか?

結論から言うと『業種に精通しており、継続的にその業種にあったシステムを提供できる会社』を選ぶのがポイントです。

何かあった場合のサポートなどを考慮して、SOHOなどで個人でやっている人に経営の基幹部分を委ねるのは、少しリスクがあります。
ある日連絡がつかなくなったという話をよく聞きます。

では、上場している大手が良いかというとそうとも限りません。大手システム会社は、クライアントも大手のため大規模なシステム開発が大半です。
雇用している人材の人件費も高く、あまり小回りが利きません。
代理店を通して販売している場合などは、お客様の声が届きにくく、システムの改良に反映されにくいのです。

一番相応しいのは、業種に特化したシステムを開発しているシステム会社を選ぶことです。

当社は創業当時、システム開発会社として、依頼があればどんな業種のシステムでも開発してきました。
様々な業種のシステム開発をするため毎回ゼロからその業種の特性や慣習を勉強する必要がありました。
理解しながら開発するため、多大な時間とコストがかかります。
結果、知識やノウハウが分散され、開発効率や営業効率もあがりません。

そこで数年前からは、自社開発したレッスン・スクール運営向けシステム「レッスン・ファースト」に特化して開発・販売するように方向転換しました。

そうするとその業界や業種の特性がわかるようになり、現場で喜ばれる機能がわかるようになりました。
さらにお客様に店舗運営上必要な要素をご提案できるようになったのです。
「レッスンの稼動率を上げるために、ネット予約にはキャンセル待ち機能は必須ですよ。」
「前日の予約確認メールがあれば、ドタキャンが少なくなりますよ」
といった、レッスン・スクールを運営する際のアドバイスができるようになったのです。

そうして『レッスンファースト』は少しずつ必要な機能、便利な機能が追加されました。

リース契約は要注意!
リスクが少ないシステムを購入する方法

リース契約は要注意!

システム会社の立場からすると、早く代金を回収したいというのが本音です。

でも、導入するユーザの立場からすると使いこなせるかわからないのに、納品完了後、一括で代金を支払うのは、大変不安です。

リースでも同じです。リース契約後、ユーザから1回目の引落が確認できたら、システム会社に一括で入金されます。
ユーザは月々の支払になりますが、途中解約は原則できません。
解約する場合は、残金を一括で支払う必要があります。

単なるシステムを販売する営業会社は、お金を一括でもらうと安心し、また新たなユーザを開拓するため奔走します。
すでに導入したユーザのサポートに時間を割けない会社も少なくはありません。

現在は、「ASP」「クラウド」といわれるシステムを提供する方法があり、
導入するユーザは、一括でシステム代金を払うのではなく、レンタルで月々の利用料として支払います。
途中で解約することも可能です。解約による債務は残りません。

当社では、このレンタルでの料金お支払い方法を採用しています。
ですから、我々は途中で解約されないためにも、ユーザにシステムを利用し続けて頂く必要があります。

そのためには、導入時にしっかりとしたサポートはもちろんですが、導入後もお客様の声に耳を傾け、システムの機能拡充に努める必要があります。
そうしないと途中で解約されてしまい、他社に乗り換えられてしまう可能性があるからです。
ユーザの立場からすると使えば使うほど、改良されることになります。

このご時勢、高額のリースを組むのは、大変リスクがあるので、あまりお奨めしません。
万が一提供しているシステム会社が倒産すると、納入当時のままのシステムと債務だけが残ります。
バージョンアップできず、年数が経つと運用とのミスマッチが生じ、使い勝手が悪くなってきます。
なるべくキャッシュ(現金)が出ていかない方法でシステムを利用し、品定めするのがベターです。

管理ソフトの選び方まとめ

  • 1.レッスン・スクールの業種に特化して提供している会社である(導入事例が多い)
  • 2.現場で困っている点を解消できる機能が多く備わっている
  • 3.営業担当者からレッスン・スクールの売上アップや業務効率化に関する様々な提案がある
  • 4.要望に対して、柔軟に対応して頂ける体制である(導入後もバージョンアップがある)
  • 5.途中でいつでも解約ができる(リース契約による債務が発生しない)

システム導入前チェックポイント
失敗しないために、最低これだけは要確認!

確認事項 チェック レッスンファーストでは
ネット予約と電話予約を一元管理できますか?パソコンやスマホからネット予約できますか? ネットからの予約も電話での予約も一元管理、予約状況がひと目で確認できます。
予約日の前日に確認メールを送信する機能がありますか? ご予約を取ったことをお客様がうっかり忘れてしまわないように、予約日の前日に自動的に確認メールを送信します。
バーコードリーダーで商品や会員証のバーコードをスキャンできたり、レシートを発行するPOSレジ機能はありますか? これがあれば、受付での売上登録が簡単に実施。
別途レジを購入する必要なし。
様々な条件で顧客を抽出し、本文に「顧客名」を自動挿入してメールを送信することができますか? メール本文に「顧客名」や「誕生日」「前回来店日」など自動挿入。みんなと同じメールではなく、「あなたに送ったメール」として送信可能。
パソコンが壊れた場合、すぐに復旧できますか? システムは日々使う重要なツール。もし、パソコンが壊れた場合の対応も重要。「レッスンファースト」は特別なソフトをインストールせず、別のパソコンですぐに運用可能。バックアップデータの復元も不要。
お客様のマイページで受講履歴、契約内容の確認、予約の確認を表示することはできますか? お客様が知りたい情報をマイページでいつでも確認。
顧客管理、売上管理、予約管理機能の連携で実現。
本部機能はありますか? 店舗が増えた場合を想定すると必須機能。
「レッスンファースト」はでは標準装備。
スタッフ別、商品メニュー別の集計は自動で集計されますか?新規リピート率などの重要指標も集計可能ですか? スタッフ別や商品メニュー別も自動で集計表示。
グラフ表示やエクセル出力も可能。

上記のチェックポイントは、『レッスンファースト』では、すべて対応可能です!